Założenie lokalnego rachunku bankowego podczas ekspansji sklepu internetowego nie jest obowiązkowe, dlatego często trudno dowiedzieć się więcej o zaletach takiego rozwiązania. Jak dokonać rejestracji VAT w danym kraju i kiedy warto założyć nową spółkę z o.o. za granicą? Często są to drobiazgi, które decydują o sukcesie lub porażce sklepu internetowego w danym kraju. Bierz je pod uwagę – dzięki nim łatwiej nadasz ekspansji odpowiedni impet.
Na potrzeby artykułu używamy tej uproszczonej procedury. Nie zawsze należy postępować dokładnie w tej kolejności. Czasem najważniejszą i jedyną rzeczą, jakiej potrzebujesz, jest aktywne konto w banku. Kiedy indziej, wchodząc na nowy rynek organizujesz wszystkie te trzy rzeczy jednocześnie. To zależy od kilku czynników – zobaczmy jakich.
„Lokalne konto powinieneś otworzyć od razu, kiedy tylko zaczniesz poważnie myśleć o ekspansji.“
Warunki otwarcia konta różnią się w poszczególnych krajach. Każdy kraj, a nawet każdy bank, ma specyficzne wymagania i wewnętrzne wytyczne, którymi się kieruje. Zgodnie z doświadczeniami Expandeco, cały proces trwa od tygodnia do dwóch.
Banki najczęściej wymagają tych dokumentów:
Jakie doświadczenie ma FAVI? „Różne banki w różnych krajach wymagały innej dokumentacji, aby otworzyć konto. Na przykład na Węgrzech udało nam się łatwo założyć konto przy pomocy czeskiego oddziału tego samego banku. W niektórych instytucjach dodanie dostępu do bankowości internetowej innym współpracownikom lub zapewnienie automatycznego dopasowywania płatności jest o wiele bardziej skomplikowane“, mówi Jan Zajíc.
RADA Expandeco: Jak wybrać bank? Sprawdź najpierw swój własny. „Większość banków i grup bankowych działa międzynarodowo i mają lokalne podmioty. Zapytaj w swoim oddziale, czy mogą ci pomóc założyć konto”, radzi Tomáš Vrtík, „spokojnie możesz popytać o to więcej razy. Zapytaj w swoim banku, czy jesteś dla nich wystarczająco interesującym i ważnym klientem, żeby chcieli włożyć wysiłek w pomoc tobie. Jeśli twój oddział jest w dużym mieście wojewódzkim istnieje duże prawdopodobieństwo, że ci się uda.“
„Bank sprawdza każdą zagraniczną firmę. Zawsze chce znać powód, dla którego chcesz w danym kraju założyć konto. W większości przypadków wystarczy powiedzieć, że prowadzisz sklep internetowy i chcesz dokonywać prostszych, szybszych i bardziej opłacalnych przelewów“, opisuje Paweł Bilczyński z Expandeco. Większość banków chce poznać nazwę e-sklepu, aby sprawdzić, jakie stoją przed nim perspektywy i czy jest on wiarygodny, czy widać aktywność na jego stronie itd. Według Heleny Luxovej, na przykład w Niemczech banki szczegółowo pytają również o to, skąd będą płynąć płatności i gdzie będziesz wysyłać pieniądze. „To wszystko zwykle odbywa się online, dokumenty wysyłasz e-mailem. Z bankiem w twoim imieniu komunikujemy się my", wyjaśnia Paweł. Czasami dyrektor musi się zjawić osobiście, w innych przypadkach bank może poprosić o dodatkowe dokumenty.
„Następuje proces zatwierdzania, podczas którego banki zastrzegają sobie jednak prawo do rezygnacji z otwarcia konta, bez podania przyczyny. Dobrze o tym wiedzieć, ale nie należy się tym stresować. Zdarzyło się to raz mojemu klientowi”,“ wyjaśnia Paweł. Po zatwierdzeniu przez bank ma miejsce osobista wizyta w celu podpisania umowy. „Idę do banku osobiście z moimi klientami i zawsze upewniam się, że wszystko jest przygotowane. Doradca bankowy zwykle pyta jeszcze o datę urodzenia, nazwisko panieńskie matki i chce zobaczyć ważny dowód osobisty. Następnie umowa jest podpisywana”, podsumowuje Paweł, która pomaga czeskim i słowackim firmom otworzyć konto w Polsce.
RADA Expandeco: Licz się z tym, że w niektórych krajach, na przykład w Rumunii i Bułgarii, założenie konta trwa dłużej. Tomáš Vrtík radzi, żeby poznać specyfikę tego kraju na przykładzie innych polskichsklepów internetowych, które już tam działają: „Nie jest tajemnicą, że pod tym względem nasza społeczność e-commerce działa niezawodnie, wszyscy dzielą się know-how i wiele informacji – często tych najważniejszych – dowiecie się z pierwszej ręki.“
„Za granicą musisz się zarejestrować jako płatnik VAT zwykle po przekroczeniu określonej wysokości obrotu w ciągu 12 kolejnych miesięcy. Stawki VAT w poszczególnych krajach bardzo się różnią”, zwraca uwagę Tomáš Vrtík z Expandeco. Niemcy na przykład mają podwójne opodatkowanie (płacisz państwu i krajowi związkowemu), podczas gdy Irlandia ma jedno z najniższych obciążeń podatkowych na poziomie 13,5%. Jeśli prowadzisz działalność w Austrii, Niemczech i na Węgrzech, musisz śledzić dane dla każdego kraju osobno. Limitem dla Niemiec jest 100 tysięcy euro, z kolei dla Węgier wynosi on 5 milionów forintów.
Jest jeden wyjątek: „Natychmiastowa rejestracja jako płatnik VAT, bez względu na obrót, nie ominie cię, jeśli w danym kraju posiadasz magazyn lub składujesz towar we wspólnym magazynie, na przykład Amazona", dodaje Helena Luxová z Meriglobe.
Lokalna spółka z o.o. opłaca się w przypadku, kiedy na miejscu otwierasz fizyczny sklep i chcesz zatrudnić pracownika.
„Żadne prawo nie nakazuje ci założenia działalności gospodarczej. W dodatku jest to stosunkowo uciążliwy proces (nie chodzi nawet o samo jej założenie, ale głównie o prowadzenie księgowości i wszystko, co jest związane z prowadzeniem firmy). W przypadku większości sklepów internetowych ten krok jest zbędny. Lokalna spółka z o.o. opłaca się w przypadku, kiedy na miejscu otwierasz fizyczny sklep i chcesz zatrudnić pracownika”, dodaje Tomáš Vrtík. FAVI na przykład jeszcze nie doszło do tego punktu, mówi szef wyszukiwarki mebli Jan Zajíc: „Wszystkie nasze zagraniczne projekty prowadzi czeska firma i w pełni nam to odpowiada. Obecnie działamy na terenie Unii Europejskiej i to, że w danym kraju nie mamy założonego innego podmiotu, nie stanowi dla nas przeszkody.”
Ogólnie rzecz biorąc, szef Expandeco Tomáš Vrtík radzi spojrzeć na wszystko pragmatycznie i wziąć pod uwagę wszystkie zmienne. Czasem powodem dla założenia spółki może być fakt, że zyskasz większą wiarygodność i szacunek niż tzw. gracze ze Wschodu. To działa podczas ekspansji do Niemiec, Szwajcarii, Wielkiej Brytanii, ale i Austrii. Kiedy indziej zaś ma sens założenie miejscowego oddziału ze względu na optymalizację podatkową. Helena Luxová zaleca wówczas rozważyć stworzenie systemu dystrybucji: „Jeśli importujesz towary statkiem do polskiego portu, korzystniej jest posiadać sp. z o.o. tam, gdzie towar będzie oclony, niż ściągać go do Czech i znowu z powrotem. Rolę odgrywają niezliczone czynniki.”
Niezależnie od tego, czy aktualnie zakładasz konto bankowe, rejestrujesz się jako płatnik VAT lub zakładasz spółkę, zawsze bierz pod uwagę specyfikę danego kraju. Sprawdzaj online, pytaj społeczności e-commerce albo skontaktuj się z nami bezpośrednio. Rozważasz założenie sp. z o.o.? Skonsultuj się z nami bezpłatnie.
Standardowo odpowiadamy na wiadomości w ciągu 48 godzin.
